Rendez-le convivial
L’exploration du programme complet de la conférence peut être décourageante si votre événement comporte un grand nombre de sessions. Pour éviter la surcharge de sessions, le contenu hétérogène doit être regroupé en sessions simultanées dans des canaux distincts. En classant les sujets similaires dans des flux distincts, il est beaucoup plus facile pour les délégués de trouver les sessions qui leur conviennent. La curation et la conception vont de pair lorsqu’il s’agit de programmes de conférences.
Prévoyez un peu de temps d’arrêt dans votre programme
Ne demandez pas à vos délégués de travailler sans interruption jour et nuit ; les chercheurs ne travaillent pas avec un plein d’essence. Donnez aux délégués de nombreuses occasions de se détendre, de comprendre ce qu’ils viennent d’entendre, de respirer une brise fraîche et de se nourrir. Au minimum, les pauses doivent être suffisamment longues pour permettre aux participants de déterminer le programme auquel ils souhaitent participer ensuite, de découvrir le lieu exact où il se déroulera, de faire une pause toilettes si nécessaire et de rejoindre l’endroit souhaité en toute décontraction.
Rendez votre spectacle plus intéressant en le mélangeant
Différents types de contributions sont plus appropriés pour différents types de sessions. Il faut prévoir des panels et des séminaires, des démonstrations orales et graphiques typiques et des discours-programmes. Après une journée d’attente et d’observation, les séminaires peuvent être un excellent moyen d’impliquer les participants.
Rendez votre programme accessible
Il est essentiel de mettre le programme de votre conférence à la disposition des délégués. Le programme de conférence imprimé, avec ses mises à jour gribouillées et ses clés USB étiquetées, devient rapidement obsolète. Envisagez l’achat d’une application ou, à tout le moins, d’un programme de conférence sur Internet accessible via un téléphone portable. Envisagez de donner aux délégués des brassards sur lesquels figurent les programmes afin qu’ils puissent les consulter d’un coup d’œil. En cas de panne d’Internet, ils sont très utiles. Besoin d’une agence d’hôtesses d’accueil évènementiel ? Elegance Hotesses met à votre disposition une équipe compétente et qualifiée qui répondra à vos demandes.
Les présentateurs ne doivent pas être surchargés de travail
Veillez à ce que les universitaires ne soient pas programmés pour présenter deux communications au cours de la même série ou même sur plusieurs périodes de présentation le même jour. Des conférenciers fatigués et épuisés n’auront pas la possibilité ou la concentration nécessaire pour offrir à vos visiteurs les excellentes présentations qu’ils méritent. Lorsqu’une personne a plus d’une proposition approuvée à présenter, efforcez-vous de disperser ses conférences autant que possible dans le programme.
Après chaque programme, prévoyez des pauses boissons
Longtemps après avoir quitté votre conférence, les gens se souviendront des connexions qu’ils ont établies. Les participants sont plus susceptibles de revenir à votre conférence l’année suivante une fois qu’ils ont établi de bonnes connexions, alors prévoyez des incitations pour eux dans votre programme de conférence.
Méfiez-vous du trou noir de la conférence
Le creux de l’après-déjeuner touche également les chercheurs. Si le programme de votre conférence prévoit des événements à forte intensité énergétique, organisez-les pendant la zone morte de la conférence, après le déjeuner. En effet, les participants ont tout intérêt à se déplacer et à recharger leurs batteries au lieu de rester assis et d’assister aux débats.
Assurez-vous que tous les présentateurs se sont inscrits
Un grand nombre de présentateurs absents peut perturber une session. À l’approche de la conférence, vérifiez si les présentateurs qui ont confirmé leur présence sont présents afin que votre programme ne comporte pas autant de trous qu’un fromage suisse. Recherchez ceux qui ne se sont pas présentés, et s’ils ne viennent pas, reprogrammez vos sessions. À l’approche du grand jour, demandez à une personne au comptoir d’inscription de noter les présentateurs qui ne peuvent pas venir. Puis, tôt le matin, réorganisez vos sessions si nécessaire.